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帶領團隊好焦慮?新手主管一定要知道的幾件事

釔u秀的管理者會經歷到什麼?

一般來說,在職場工作一段時間後,專業知識、專業能力及經驗累積到一定的程度,又有良好的人際關係、溝通協調能力,通常都有機會被提拔甚至挖角成為管理者。

從第一線的執行者到管理者,在職涯上固然是一個令人興奮的里程碑,不過隨著身分轉變,工作的內容和責任也大大不同,原本只要專注於自己的任務,現在則需要帶領整個團隊,策略規劃、監督目標、培育屬下,個人的時間運用、對上與對下管理、平行部門間的合作關係等等都要做一番調整,總總未知都可能讓人感到焦慮且不知所措,甚至開始還疑自己。

但別緊張,覺得挫折、不適應是很自然的,下面幾點建議或許能有助於你度過這段角色轉換的時期、漸漸得心應手。

透過充分溝通和部屬、前輩建立關係

若是剛加入公司的新手主管,不必急著做事,與夥伴「建立關係」與「信任感」才是首要之務。

一、身份轉變(需要做什麼):

先讓自己的心態歸零,熟悉行業生態、工作流程、組織文化,並在上任一至兩周內花些時間盡快認識團隊成員,各自的專長、個性、優缺點及工作內容,透過一對一會談,放開心胸,瞭解彼此的想法、期望與目標。

除了個別的談話,部門會議上,先試著多聆聽,博採眾議,再透過對話凝聚團隊共識,確立未來方向與目標,然後思考怎麼整合、相互合作才能事半功倍。

二、溝通是很重要的:

除了和團隊成員溝通,和平行部門間的主管建立關係也是相當重要的一環,他們很可能是你往後合作的夥伴,透過主管會議、或主管培訓時的休息時間,和他們聊聊,拓展自己在組織的社交圈、人脈,瞭解他們的正在進行的專案、觀點與需求,讓自己盡快融入公司個角色的利益關係中,找到你的盟友。

三、尋找指引者:

試著在公司裡找到自己的引路人,他可能是更高階的主管,也可能是不同部門資深的前輩。找一位受到敬重的前輩當作自己學習的榜樣,遇到挫折或有不懂的地方可以禮貌地向對方請益,平時亦能互相交流,讓自己更快融入團體、更適應公司文化。

轉換對工作的認知,著眼團隊領導整合

通常能夠晉升成主管的人,在專業能力、團隊合作上都有出眾的表現,可以不斷推動專案前進。但也因為如此,很多人升上主管後,常常會看不慣部屬沒辦法達到自己過往的水準,或是放不下心,而跳下去自己做,導致自己忙的不可開交,沒辦法將時間投入在更重要的事上,又因為自己的干涉讓部屬失去成長、歷練的機會,惹人嫌,還可能讓屬下失去自信,最後落得兩頭空。

成為管理者後,首先要調整心態、釐清自己的角色,認知到:你不再像之前需要事事親力親為。韓非子說:「下君盡己之能,中君盡人之力,上君盡人之智。」主管的職責應該是分工、協調、整合、指揮,找到每個人各自的才華、並將他們放對位置,一展長才,妥善運用團隊的力量達成目標,而非自己做事。

因此身為主管需要先確認每個人的工作目標,同時讓每位同仁清楚團隊目標,訂定團隊的工作規範和互動邏輯。

如果你是初來乍到的空降主管:

可以透過一對一談話,瞭解團隊成員的專長和想法,分派任務時就能找到適合的人選。如果部屬的能力還需要加強,可交派一些讓他們能夠累積經驗的工作,幫助其成長。當團隊中的每個小螺絲釘都能發揮作用、各司其職,就能成功轉動大齒輪。

此外,主管也是教練、培育者,必須將自己的優秀技能複製出去、想辦法傳承給團隊成員,分享自己的經驗,有胸襟、有勇氣去成就他人。有些人也許會想:「通通教給他,那我不就被取代了?」但部屬如果沒辦法達到你過往的績效,團隊就不可能好。而且,就算你不留一手、通通教了,部屬也不一定學得會。

若能將過去自己做事的思路和方法整理成一套教材,複製1個、甚至10個自己,不僅提升團隊的能力,又能空出時間做那些非你不可的事。而團隊一旦成功,就是你的成功了。

禮品卡片領導品牌Hallmark Cards前副總裁Tara Jaye Frank說過:「好主管知道什麼時候該讓開,讓部屬來發揮。」切記,主管是帶領團隊前進的人,可以動腦將工作細分交辦他人、引導部屬,並非自己做事。

適度授權,避免微觀管理

這點可以承接前一段,「對於新手,你要扮演訓練型主管,教會他如何打仗;對於比較被動的員工,你要扮演教導型主管,改變他的工作態度;對於有經驗的員工,則要扮演協助型的角色,在他需要時,適時給他所需的資源;至於對能力強的員工,主管則要充分授權,讓他有足夠空間發揮。」

對公司來說,基層員工首重專業技能、日常事務處理的能力;但越往高層,策略思考、人際協調的能力就顯得比較重要。

主管應避免陷入細節,想清楚做什麼、不做什麼,以及「能為公司增加多少價值」「該花時間在哪些地方」,試著用更高的視角來看,將心力放在高槓桿力的工作上,專注在重要的事情,創造時間價值極大化,也才能體現作為主管的價值。

化繁為簡、適時給予肯定

一、你應該先熟悉過:

中階主管接到上層指派下來的任務時,先別急著下令部屬,自己消化過、想清楚要怎麼進行,有明確的方向、目標,再找大家來開會。當專案很複雜,也要以「讓事情變得簡單」為原則,想一想能夠建立什麼樣的流程、系統,讓團隊運作更透明、有效。

二、不做浪費時間的指令:

要盡量避免冗長、無效的會議,那不僅壓縮日常工作時間,到最後在場的人有大半根本神遊他方、靈肉分離。傳達指令、說明任務時,將語言化繁為簡,討論也要能歸納彙整、形成決策,「猶豫不決、指令不清、朝令夕改」都是大忌。

三、適時關注下屬進度:

執行專案的過程中,主管需要監督進度,可以透過「協助」的角度適時表達關心。而當部屬有好的表現,也要公開表揚、適度給予肯定和讚美。根據經驗,這個舉動能提升員工的士氣,創造快樂、幸福感並增進工作效率,帶來正向的循環。

養成反思的習慣,做好時間管理

作為主管,可能會有接踵而來的會議、行程和突如其來的事件需要解決,每天光是處理眼前的任務就忙的團團轉、無暇思考,而這些事情堆積起來可能會讓人心煩意亂、無法專注,頻繁加班,時間管理一團亂。

你可以這麼做:

嘗試在每天下班前空出一段時間整理思緒、檢視一整天的活動,包括協商的技巧、與人的溝通互動、時間安排、會議進行的方式等等,記錄下自己哪裡做的好、哪裡做不好、可以怎麼改進,並計畫明天要做哪些事情、排定任務次序。

管理大師彼得杜拉克(Peter Drucker)就曾指出:一個人要成為有效管理者不是從任務開始,而是從時間開始。

如果覺得「每天」太難,也可以「每周」一次。透過反思,重新對焦,修正、調整,日復一日,習慣成自然,你會感覺逐漸步上軌道,更加適應主管的工作。

充實管理知識與技能

想像你有一個管理百寶箱,在上述原則與方法外,還可以透過閱讀、相關的課程、工作坊來不斷汲取養分,充實這個箱子。且不僅停留在「瞭解」的層面,自己的行為也要跟的調整改變,

此外,還可以參加相關學會、組織等,認識業界專業人士,相互交流經驗,看看其他領導者是怎麼做的、思考他們為什麼這麼做,融會貫通,轉化、運用於自己的職場。

不斷精進、提升自我專業及領導力,遇到不同情境,隨時都能從這個百寶箱中提取所需。

有人說:「主管絕大部分的工作,並非工作本身,而是召集一群願意追隨自己的人,一起把工作做好。」運用自己的「影響力」,而非倚仗威權,來引導部屬、帶領團隊。

管理、領導很難短期速成,從實際工作經驗中學習、打磨、鍛鍊,多和資深主管、同儕互動,累積你的心得,懂得虛懷、自省、負責,相信有一天你會在管理領導上游刃有餘!

如果您有更多關於主管管理的疑問,歡迎與我們聯絡,我們可以提供您相關的課程:

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文章出處|智谷編輯群   原文作者|智谷編輯群   發佈日期|2023-09-05
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