亞太培訓顧問 - 專欄文章 - 視訊會議Hold全場這樣做

視訊會議Hold全場這樣做

視訊形象管理：不只是把視訊鏡頭打開

話說現在的上班族，每一個都在比忙的（肩頸硬叩叩），要擠出和同事面對面的會議時間，似乎變得越來越奢侈。所幸科技越來越進步，進行會議不必大費周章，透過筆電或手機立馬就完成。

視訊會議儘管在操作上並不複雜，但要把一場會議順利完成，透過鏡頭展現自己的專業，絕對不只是啟動開關、按下Start鍵就足夠。還需要多做些準備，以便讓你在鏡頭前看起來更有自信、更有影響力。

視訊會議必備三殺招

假使你的行事曆上有一筆會議行程，你會願意花多少時間準備？「機會留給準備好的人」，這話我想大家都聽過。就算現在因疫情緣故，上班族透過視訊參與會議，付出的心力並不一定比較少。甚至，有時候會在視訊會議上遇到首次見面的對象（如業務拜訪），鏡頭前的第一印象就顯得格外重要。

在進入視訊會議前，我想先談談你所處的環境。隨著溝通方式不同，有些人對著鏡頭講話會覺得很乾。倘若是和一群人進行視訊會議，討論的段落間常會出現令人尷尬的數秒沉默。因此，以下就幾個常見的會議場景和大家分享：

情境一、在會議室中進行視訊簡報

請想像一下，假如你透過螢幕分享簡報投影片，聽者只會在開場的時候看到你本人，後來則是專注於投影片本身及你的聲音（當然旁邊還是有小視窗）。所以，投影片的製作必須要加以調整－盡可能減少文字量，提高視覺輔助以支持你的論點。現在人早已習慣圖像思考，因而大量的相關圖像／表，再搭配聲音說明，就是成功視訊簡報的重中之重。

情境二、視訊會中主持小組討論

倘若你的幾位小組成員都位處不同地區，建議透過議程的制定與布達，來幫助你掌握會議節奏。由於大家分處異地，視訊會議將難確保對話交流的質與量，因而透過議程來控管專案項目，除了掌握會議與專案品質外，也可展現出你的領導力。

情境三、一對一的視訊會議

請務必確認，所有的紙本資料需完整地擺在你眼前。這點非常重要，因為你在視訊時，滑鼠不會有時間在通訊軟體視窗及文檔的瀏覽器之間轉換。會談時，眼睛要盡可能看著鏡頭並保持專注，以展現出對視訊對象的尊重。

維持專注要刻意努力
視訊會議時，你可能待在自己的公司座位或是在家進行。與實體會議不同的是，沒有人緊挨著你一起開會，所以一不留心就會分神。即使不可控的因素變多了，我們還是要試著把負面影響降到最低。

首先，為了確認會議效率，當你沒有在發言時，務必調成靜音模式，避免來自於環境音的干擾，包括手機也務必保持靜音。其次，可以的話，請找個安靜的會議室或房間並把門帶上，確認會議品質。最後，會議進行的同時不要收信，因為別人會透過鏡頭注意到你的表情有異（沒在專心），如果視訊會議有大咖在場時尤其不宜。透過以上小技巧分享，希望有助於你的會議效能。