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向員工開口尷尬的對話

如果員工說話很沒禮貌,或者衛生習慣不好,又或者上班穿的衣服老是不得體,當主管的應該怎麼告訴他們?試想,當你早上再次看到一位員工穿著皺巴巴的襯衫走進辦公室,你在心裡大叫:「小王!你來上班之前襯衫也先燙一燙。」這句話要怎麼告訴小王會比較好?

創業家雜誌(Entrepreneur)歸納專家顧問的意見指出,要指出員工不恰當的行為,無可避免地會很令人尷尬,而降低尷尬的關鍵在於,不要把重點放在員工或主管自己身上,而放在公司。

不要說:「小王你也勤勞一點,連襯衫也不燙」(重點放在員工),也不要說:「每次看到你穿襯衫不燙,我都覺得不太舒服」(重點放在主管自己),而應該說:「小王你襯衫燙一下,出去見客戶,客戶會覺得我們公司比較專業」(重點放在公司)。這麼一來,主管把自己跟員工放在一邊,公司放在另一邊,所以主管跟員工不是敵對的。

有些主管害怕尷尬的對話,所以要講不好的部份時,會同時塞進一些好的部份中和一下。例如,他們會說:「你負責我們公司臉書網頁的工作做得很好,但是,你喜歡打斷別人說話的習慣,應該要改一改。」

如此一來,很容易混淆了重點。主管不應模糊帶過,而要直接清楚地指出員工有問題的行為,以及行為之所以有問題的原因。陳述時記得提醒自己,最終來說,這個原因必須和公司有關。

要向員工開口尷尬的對話,創業家南錫(Tracy DiNunzio)表示,她永遠會清楚區分,在工作場合不恰當的事情,以及人身攻擊之間的差別。

例如,她會告訴上班常在聊天的員工:「喜歡閒聊並沒有什麼問題,只是放到辦公室裡會有負面的影響。」

公司也可以針對員工該有的行為先訂好規則,免得員工出現了不適宜的行為,之後才出面制止。

管理顧問韋曼(David Weiman)則建議主管,進行尷尬對話時,首先描述情景,例如,「今天早上你們走過公司大門接待區」;其次,描述行為,「你們在客戶面前說話不夠文雅」;最後,指出造成的影響,「容易給人留下公司不夠專業的形象」。

主管依序說完三大部份後,先閉上嘴巴,張開耳朵聽員工想說什麼。員工或許會道歉,也或許會說出不同的想法,主管應該給員工一個回應的機會,而不是單向訓話。

最後,尷尬的對話永遠要私底下跟員工談,千萬不要在其他同事也在場時說。此外,也不要挑星期一早上或星期五下午說,以免影響了對方一整個星期的心情。

文章來源:EMBA雜誌第323期(2013年8月出版)
文章出處|EMBA雜誌第323期(2013年8月出版)   原文作者|EMBA雜誌編輯部   發佈日期|2013-12-02
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