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你可以幫你的會議效能健檢,真的需要開視訊會議嗎?


全球知名的會議時間投票工具”Doodle”,在2019年做了一項很有趣的調查,他們說,光美國地區,每年有這4000億美金的經濟損失,是來自於無效的會議工時。而這些錢怎麼花掉的?最大的肇因,就是議程不清楚與產出不具體。

在我們2020年的開課經驗中,雖然學員們對視訊會議的互動技巧,收穫不少。不過,回到基本面,『這個會議到底值不值得開』,仍然是大家比較會困擾的話題。

所以,我們透過這個機會,將自己多年來的實戰經驗融入,拆分一個視訊會議形成要件,為九大關卡,希望能幫助學員們,未來不管是召集例會、專案會、啟動會、檢討會、BS腦力激盪會議、Ad-Hoc會議、 會前會等等等,都能夠得到更好的會議效果。

第一關 議題重要嗎?

每個組織都會有什麼是”重要”的定義,但我們要避免”頭痛醫頭,腳痛醫腳”的議題,因為不精準的問題(或者因意氣用事操作的問題),都會導致會議的無效率:

『A部門獲利一直起不來,所以開會檢討B部門』『B公司在產品研發進度超前我們,所以我們來開會檢討一下目前我們產品研發進度』

第二關 有具體目的與產出嗎?

場景:財務跑去找總經理,因為各分公司嚴重超支,希望總經理主持一場Cost Down的會議。結果會中,各分公司都說報支都為了開展當地業務活動,沒妥協餘地。芭樂拳喊了一個小時,總經理最後無奈裁決:『那就請財務下去再分析一下,看還有沒有可以刪減的預算。』

當產出不是那麼具體時,不只會讓會議離題,也會分裂出更多的無效會議。

第三關 可否透過協作來取代會議?

『今天會議就是來討論一下,這份簡報該怎麼改。』『等一下例會,你把SAS報表倒出來,做成ppt給同仁看!』

雲溝通的數位趨勢,許多經理人都必須去正視自己的管理風格。上面的情境,都是有機會可透過非同步遠端協作,就可shoot掉的議題。經理人只要做到異常管理就好。

文章出處|涅藍學院 編輯部   原文作者|涅藍學院 編輯部   發佈日期|2021-01-20
涅藍學院
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